Het beheer van contracten binnen de OVER-gemeenten is decentraal geregeld. Hierdoor was onvoldoende zicht op (gegevens over) lopende contracten en het tijdig beoordelen en herzien van contracten. De wens was dan ook om een applicatie in gebruik te nemen die in beide behoeften zou voorzien. IenPM Consultant Levent Akkaya werd gevraagd om mee te denken over de inrichting van het proces en de keuze voor een applicatie.
Met de eerder opgedane ervaringen uit Texel, Heemstede en Bloemendaal kon vrij snel een proces in kaart worden gebracht. Tevens is aanvullend op de bovenstaande behoeften ook aandacht besteed aan de behoefte voor een integraal beeld over de historie van (de totstandkoming van) een contract, de verplichting tot het duurzaam archiveren van bestanden, de bekendheid van eindgebruikers met de te kiezen applicatie en daarmee samenhangend de acceptatie van de applicatie. Uiteindelijk viel de keus voor het inrichten van de contractenbank binnen het gebruikte zaaksysteem de Mozard Suite.
Het projectgroep is momenteel bezig met de uitvraag richting vakafdelingen om gegevens aan te leveren over lopende contracten. Parallel hieraan is de contractenbank in de testomgeving ingericht en wordt momenteel getest of de bedachte inrichting voldoet aan de wensen.
Twee sporen
– Spoor 1: invoeren van lopende contracten en klaarzetten van beoordelingszaken voor tijdig herzien van contracten
– Spoor 2: inrichten van de processen voor het aangaan van nieuwe contracten en het opleiden van eindgebruikers
Een belangrijke rol binnen het nieuwe proces zal liggen bij de beheerder van de contractenbank. Deze rol is verantwoordelijk voor het periodiek monitoren van de kwaliteit van de gegevens en de tijdige afhandeling van de beoordelingszaken. Tevens zal deze rol ondersteuning bieden aan eindgebruikers.
Ons Advies
Heeft uw organisatie ook behoefte aan ondersteuning bij het vormgeven van een contractenbank en het inrichten van de processen rondom contractenbeheer? Neem dan contact op met Levent Akkaya via l.akkaya@ienpm.nl of 06-2436 7041.